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Accueil du site > Pages Annexes > Se préparer à cette échéance

Se préparer à cette échéance

Qui est concerné ?

A partir du 1er janvier 2017, les collectivités territoriales recevront toutes les factures des grandes entreprises (et de leurs filiales) de manière dématérialisées, mais également les factures provenant d’autres fournisseurs publics tels que l’Etat ou les autres collectivités territoriales. Donc soyez prêts, car début janvier vous recevrez, par exemple, la facture EDF sur le portail Chorus Pro. Mais attention, vous ne pourrez la recevoir que si vous vous êtes préalablement inscrits sur Chorus Portail Pro.

A compter de cette même date, en tant que collectivité territoriale, et si vous émettez des factures à destination d’autres collectivités, vous devrez également émettre ces factures sous forme dématérialisée. La dématérialisation de ces factures sera réalisée par l’intermédiaire de l’utilisation du PES Facture ASAP, raccordée à Hélios.

Et petit à petit, vous recevrez l’ensemble des factures de vos fournisseurs via le portail Chorus Pro. En 2020, toutes les factures à destination des collectivités territoriales seront dématérialisées.

Entitées concernées


 

Comment recevoir vos factures électroniques ?

Chaque entité publique est identifiée de manière unique dans Chorus Portail Pro (CPP 2017) au travers d’une fiche structure. Il y a autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures dans votre collectivité.

Pour chaque fiche structure vous devrez désigner un gestionnaire principal (la plupart du temps il s’agira de l’élu responsable : le maire ou le Président) qui devra définir les principales caractéristiques de la fiche structure et donnera accès à différents utilisateurs.

Chaque utilisateur pourra accéder au CPP 2017 via le Portail Internet Gestion Publique (PIGP) de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe, puis en cliquant sur le bouton "Demat. des factures" (il s’agit d’un lien sécurisé vers le Portail Chorus).
Vous pourrez utiliser vos identifiants/mots de passe déjà délivrés par la DGFiP ou en solliciter de nouveau.
 

Portail Internet de Gestion Publique (PIGP)


 

Comment se préparer ?

L’arrivée de CPP 2017 peut avoir des impacts sur le processus de gestion des factures, que ce soit en termes d’organisation du travail et d’outil de gestion.

Il est donc nécessaire de réaliser des actions préparatoires à la mi-septembre 2016 :

  • Choisir le mode d’accès aux factures (portail internet ou intégration automatique)

En fonction de vos choix de réception de factures, il sera nécessaire :
- d’identifier les impacts que ces choix auront sur l’organisation de vos services en internet, ainsi que vos processus et outils de gestion comptables et financiers
- de définir et mettre en œuvre une stratégie / un plan d’actions permettant l’utilisation de CPP 2017

Choisir le mode d'accès


 

  • Choisir les paramètres de votre entité/structure sur le Portail Chorus Pro

Les choix arrêtés pour l’utilisation de CPP 2017 auront un impact sur les modalités de transmission des factures par vos fournisseurs et de réception par vos services (service administratif, service de la voirie, service enfance...). Il est en conséquence nécessaire de choisir vos paramétrages portant sur :
- le code service : indication du service destinataire de la facture au sein de votre entité
- la référence d’engagement : référence au marché ou à la commande
 

  • Identifier les utilisateurs de votre entité/structure sur le Portail Chorus Pro

Il est primordial d’identifier le gestionnaire principal, qui sera en charge de renseigner les choix de paramétrage dans CPP 2017. Il s’agira généralement de l’élu responsable (le maire ou le président).
Les autres utilisateurs devront être identifiés fin novembre 2016 au plus tard. A défaut, ils ne pourront pas avoir accès au Portail dès janvier 2017.

Identifier les gestionnaires et utilisateurs


 

  • Informer les fournisseurs et les services

Si vous avez décidé de rendre obligatoire, sur les factures dématérialisées, la mention d’un code service ou d’un numéro de bon de commande, vous devrez en informer vos fournisseurs, en indiquant ces valeurs sur le bon de commande, par exemple. Une collectivité de petite taille n’est pas dans l’obligation de définir des services.
Informez et formez vos services prescripteurs de la dépense et services gestionnaires de factures.


A la fin du mois de septembre 2016 au plus tard, renseignez votre fiche structure sur CPP 2017 :

Fonctionnement entre les gestionnaires et utilisateurs

 

  • Vérifier les fiches structures créées avec votre (ou vos) SIRET

Les services destinataires des factures des fournisseurs doivent tous être représentés par une structure (et donc un SIRET) dans CPP 2017.
 

  • Saisir les paramétrages sur les fiches structures

En fonction de vos choix, vous devez paramétrer le caractère obligatoire ou non du code service et de la référence d’engagement, et le cas échéant, ajouter dans votre structure les différents services que vous avez choisi de créer.
 

  • Habiliter les utilisateurs

Le gestionnaire principal de l’entité/structure pourra habiliter en ligne le ou les utilisateurs et définir leur périmètre d’intervention (fonctionnalités et services accessibles à chacun). Il pourra en particulier désigner d’autres gestionnaires pour la fiche structure.
 

 

Calendrier de synthèse :

Calendrier de synthese

 

Pour aller plus loin : une documentation mise à disposition des collectivités

Espace documentaire dédié aux structures publiques



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