Bien que la loi du 1er juillet 1901 ne rende pas la tenue d’une comptabilité obligatoire pour toutes les associations, il est indispensable pour elles de pouvoir rendre des comptes à leurs membres ainsi qu’aux tiers tels que les financeurs, les organismes fiscaux et sociaux, et les banques. Tenir une comptabilité est une pratique recommandée pour une gestion financière saine et constitue un outil de pilotage et d’aide à la décision. Cela permet également d’assurer une certaine transparence et d’organiser les moyens de preuve des opérations effectuées. De plus, des états financiers sont souvent nécessaires pour solliciter des subventions. En 2025, cette nécessité demeure, et bien que la loi initiale ne l’impose pas systématiquement, de nombreuses situations (agrément, subventions, activité économique, emploi de salariés, activité commerciale ou imposable) rendent l’établissement d’une comptabilité incontournable.
Généralement, une association a le choix entre deux méthodes principales pour sa comptabilité.
Comptabilité de trésorerie
Aussi appelée comptabilité en partie simple, est souvent privilégiée par les associations naissantes ou de petite taille qui n’ont pas d’opérations financières complexes. Elle consiste à enregistrer de manière chronologique les dépenses et les recettes effectivement encaissées ou décaissées, en se basant généralement sur les mouvements du compte bancaire. Cette méthode est simple et rapide à mettre en place et ne nécessite pas de formation comptable poussée. Cependant, elle présente des limites car elle ne permet pas de prendre en compte les dettes ou créances, et il est difficile d’avoir une vision précise de la situation financière à un moment donné ou d’anticiper les dépenses et recettes futures.
Comptabilité d’engagement
C’est une méthode plus avancée, souvent adoptée par les associations de taille plus importante, celles qui recherchent des subventions ou qui ont des partenaires. Contrairement à la comptabilité de trésorerie, elle enregistre les recettes et les dépenses au moment où elles sont engagées (émission de la facture), et non au moment de leur paiement ou encaissement effectif. Cette approche offre une vision plus exacte de la situation financière de l’association en tenant compte des créances et des dettes, et permet de mieux anticiper les futurs projets et d’éviter les découverts bancaires. Cependant, elle est plus complexe et exige un travail plus précis, pouvant nécessiter l’intervention d’un expert-comptable connaissant le secteur associatif.
Plan Comptables des Associations (PCA)
Adaptation du Plan Comptable Général (PCG) aux spécificités du secteur associatif. Le règlement n°99-01 du 16 février 1999 qui l’avait initialement adopté a été abrogé par le nouveau plan comptable associatif n°2018-06, en vigueur depuis le 1er janvier 2020. Certaines associations sont obligatoirement soumises à ce nouveau plan comptable en fonction de leur taille, de leur activité ou de la source de leurs revenus. Ces critères incluent notamment le bénéfice d’aides publiques ou de dons dépassant 153 000 €, une activité économique atteignant au moins deux des trois seuils suivants : un effectif salarial dépassant 50 salariés, un montant bilan dépassant 1 550 000 €, et un total du chiffre d’affaires dépassant 3 100 000 €, un financement important par des collectivités territoriales (plus de 50% du budget ou plus de 75 000 €), l’exercice d’une activité commerciale et fiscalisée, la reconnaissance d’utilité publique, la gestion d’établissements sanitaires et sociaux, ou le recours à la générosité publique. Les associations non soumises obligatoirement peuvent choisir de l’adopter volontairement. Le PCA organise les comptes en huit classes (capitaux, immobilisations, stocks, tiers, financiers, charges, produits, comptes spéciaux) avec une nomenclature précise.
Les associations soumises au Plan Comptable des Associations (ou celles qui décident de le suivre) ont l’obligation d’établir des comptes annuels comprenant plusieurs documents essentiels :
- Un plan de comptes conforme au PCG et à ses adaptations pour les associations.
- Un livre journal où toutes les écritures comptables sont enregistrées de manière chronologique et quotidienne.
- Un bilan comptable, qui présente le patrimoine et la situation financière de l’association (actif et passif) sous forme de tableau à la fin de l’exercice. Il doit faire état de tous les faits pertinents et comporter les références à l’exercice précédent.
- Un compte de résultat, qui liste les revenus (produits) et les dépenses (charges) de l’association. Il peut être présenté sous forme de tableau ou de liste et fait apparaître l’excédent ou le déficit au lieu du bénéfice ou de la perte. Les différentes sources de produits (dons, legs, donations, subventions, cotisations, etc.) doivent y être détaillées.
- Une annexe aux comptes annuels, qui complète et commente les informations du bilan et du compte de résultat en fournissant des informations significatives de manière claire et synthétique. Elle doit notamment préciser les méthodes comptables utilisées et fournir des détails sur les postes du bilan et du compte de résultat.
Ces documents doivent être transmis à la Direction de l’Information Légale et Administrative (DLA) dans les 3 mois suivant l’approbation des comptes pour publication.
Les associations et fondations qui font appel à la générosité du public sont soumises à des obligations comptables supplémentaires, notamment pour assurer la transparence quant à l’usage et à la provenance des fonds récoltés. Si la somme des dons collectés au cours de l’un des deux exercices précédents excède 153 000 €, une déclaration préalable est requise. De plus, un compte d’emploi des ressources est obligatoire lorsque le montant des dons collectés dépasse ce seuil à la clôture d’un exercice. Ce compte doit suivre un schéma précis et comporter des informations sur l’origine des ressources, leur emploi par destination, les ressources reportées, les contributions volontaires en nature et les fonds dédiés liés à la générosité du public.
Il est crucial pour les associations de maintenir une comptabilité détaillée afin d’assurer la transparence non seulement envers leurs adhérents, mais aussi envers leurs partenaires, financeurs et autres acteurs économiques. Les adhérents ont légalement le droit d’accéder à la comptabilité de l’association à laquelle ils appartiennent. De plus, pour garantir cette transparence, l’association est tenue de ne pas modifier ses méthodes comptables d’une année à l’autre.
Le refus d’établir les comptes annuels peut avoir des conséquences importantes pour une association. Elle peut se voir interdire les aides publiques ou se voir retirer l’agrément nécessaire pour exercer certaines activités. De plus, l’association risque de ne plus pouvoir bénéficier de la certification de ses comptes par un commissaire aux comptes, et la responsabilité civile et pénale des dirigeants peut être engagée.
Une association peut choisir de gérer sa comptabilité en interne, surtout si elle opte pour une comptabilité de trésorerie simple, en utilisant un cahier ou un tableur. Cependant, pour une comptabilité plus complexe comme la comptabilité d’engagement ou pour assurer la conformité avec le PCA, il peut être judicieux de recourir à un logiciel de comptabilité spécifique aux associations. L’utilisation d’un logiciel permet de gagner du temps, d’automatiser les saisies et de limiter les risques d’erreurs. Une autre option est de sous-traiter la comptabilité à un prestataire externe tel qu’un expert-comptable. Cela permet de s’assurer de la fiabilité et de la conformité des comptes et de bénéficier de conseils professionnels. Quelle que soit la solution choisie, il est essentiel que l’association acquière un minimum de compétences pour suivre sa gestion financière.