Une convention réglementée est un contrat ou un accord passé entre une société et l’un de ses dirigeants, ou entre une association et ses responsables. Ce mécanisme juridique encadre les relations potentiellement conflictuelles entre la structure et ses administrateurs. Contrairement aux transactions ordinaires, ces conventions ne peuvent pas être conclues librement : elles doivent respecter une procédure stricte et obtenir l’approbation des organes compétents.
Les conventions réglementées existent pour protéger les intérêts de la société ou de l’association, en évitant que les dirigeants ne se favorisent indûment au détriment des autres membres ou actionnaires. Elles concernent des situations très variées : achats de biens, locations d’immeubles, prestations de services, ou encore prêts consentis par le dirigeant à la structure.
Qu’est-ce qu’une convention réglementée exactement
La définition légale des conventions réglementées
Une convention réglementée est un contrat dans lequel intervient un dirigeant, actionnaire significatif, ou leur famille. La loi soumet ces conventions à un régime spécifique pour éviter les abus. En droit français, cette notion est encadrée par le Code de commerce pour les sociétés commerciales, et par le Code civil pour les associations.
La jurisprudence et les guides Dalloz confirment que les conventions réglementées visent à contrôler les opérations où règne un conflit d’intérêts potentiel. Une convention est réglementée dès lors qu’elle lie la société (ou l’association) à un dirigeant, un actionnaire possédant plus de 10% du capital, ou un proche de ces personnes.
Qui est concerné par cette obligation
Les dirigeants sociaux sont les premiers concernés : directeurs généraux, présidents du conseil d’administration, gérants de SARL, associés dans les structures de personnes. Mais aussi les actionnaires principaux, les membres du conseil d’administration ou de surveillance, et leurs époux ou partenaires.
Les associations, les sociétés commerciales et les coopératives doivent respecter ce cadre légal. Une petite entreprise avec un seul dirigeant propriétaire doit tout autant appliquer la procédure qu’une grande société cotée. L’absence de respect des conventions réglementées expose à des risques légaux majeurs : nullité du contrat, responsabilité personnelle du dirigeant, ou amendes.
Les enjeux pour la structure et les dirigeants
Pour la société ou l’association, l’enjeu est de vérifier que le contrat ne désavantage pas la structure. Pour les dirigeants, c’est de pouvoir justifier que leurs contrats ont été approuvés régulièrement, ce qui les protège contre les accusations de malveillance ou de fraude.
Ignorer cette procédure expose les dirigeants à une action en responsabilité de la part de l’association ou de la société, voire de ses membres. Les tribunaux ne plaisantent pas : une convention non déclarée peut être déclarée nulle, entraînant le remboursement des sommes versées.
La procédure d’autorisation des conventions réglementées
Les étapes obligatoires avant la conclusion du contrat
La procédure commence bien avant la signature du contrat. Dès que le dirigeant envisage une opération susceptible d’être une convention réglementée, il doit en informer les organes de direction. Le document décrivant la convention doit être présenté au conseil d’administration, à l’assemblée générale, ou à l’organe de gouvernance compétent.
Cette information préalable est cruciale : elle permet aux autres administrateurs ou aux actionnaires de se prononcer en toute connaissance de cause. La procédure impose une transparence totale sur l’identité du dirigeant concerné, la nature du contrat, les conditions financières et les raisons de l’opération.
Vote et approbation par les organes compétents
Une fois présentée, la convention doit être soumise au vote. Dans une SARL, c’est l’assemblée générale qui approuve. Dans une SA, c’est généralement le conseil d’administration ou le conseil de surveillance qui donne son avis, puis l’assemblée générale qui approuve. Pour les associations, c’est souvent le conseil d’administration qui décide.
Le dirigeant intéressé ne peut pas participer au vote. Cette règle évite un conflit d’intérêts manifeste. L’approbation doit être obtenue à la majorité des voix des administrateurs non intéressés. Un vote défavorable n’annule pas la convention, mais elle peut être déclarée nulle ou le dirigeant exposé à des poursuites.
Documentation et enregistrement obligatoires
Toute convention réglementée doit être documentée par écrit. Les procès-verbaux de vote, les documents d’approbation et les contrats eux-mêmes doivent être conservés. Cette documentation est essentielle en cas de litige ou de contrôle fiscal. Les dirigeants doivent créer un dossier complet pour chaque convention approuvée.
Certaines structures doivent publier un document ou un rapport listant les conventions réglementées approuvées chaque année. Les grandes sociétés anonymes cotées doivent indiquer ces informations dans leur rapport de gestion. Cette transparence est un élément-clé du gouvernement d’entreprise.
Différences entre conventions réglementées et conventions libres
Ce qui caractérise une convention librement conclue
Une convention est considérée comme libre si elle ne lie pas la structure à un dirigeant ou à un intéressé. Par exemple, un achat auprès d’un fournisseur extérieur, même si ce fournisseur est actionnaire à 5%, peut ne pas être réglementé si le contrat est passé à des conditions de marché.
La distinction repose sur le critère du conflit d’intérêts potentiel. Si le contrat est conclu dans les conditions normales du marché et que le tiers n’a aucun lien avec un dirigeant ou un actionnaire significatif, il n’y a pas lieu de suivre la procédure des conventions réglementées.
Quand une convention devient réglementée
Un contrat devient réglementé dès que l’une des parties a un intérêt personnel dans l’opération. Un directeur général qui vend un immeuble à la société est en situation de conflit : le prix, les conditions de paiement, les modalités de garantie sont des points où son intérêt personnel peut diverger de celui de la structure.
Les guides Dalloz et les textes de loi énumèrent les situations typiques : vente ou achat de biens, prestation de services, emprunt ou prêt, location, mandat ou contrat de travail avec des conditions particulières. Une simple lecture attentive du contrat suffit généralement à déterminer si une autorisation est nécessaire.
Les obligations des dirigeants en matière de conventions réglementées
L’obligation de déclaration et de transparence
Le dirigeant concerné par une convention doit la déclarer dès que possible. Cette obligation de transparence n’est pas optionnelle : c’est un devoir légal. Le silence ou la dissimulation d’une convention expose le dirigeant à des poursuites pénales pour abus de confiance ou détournement de fonds.
La déclaration doit être précise : elle identifie le dirigeant, décrit le contrat en détail, indique les montants, les délais et tous les éléments pertinents. Une déclaration vague ou incomplète peut être jugée insuffisante par un tribunal, entraînant l’annulation de la convention.
Responsabilité personnelle du dirigeant en cas de manquement
Si un dirigeant conclut une convention réglementée sans respecter la procédure, il engage sa responsabilité personnelle. La société ou l’association peut demander au tribunal d’annuler le contrat et de contraindre le dirigeant à rembourser le préjudice. Un dirigeant peut être condamné à verser des indemnités aux actionnaires ou aux membres lésés.
Au-delà du droit civil, des poursuites pénales sont possibles si le manquement s’accompagne de malveillance ou de fraude. Un directeur général qui conclut un contrat à titre personnel sans autorisation risque d’être accusé de abus de bien social, crime qui peut entraîner une peine d’emprisonnement.
Conseils pratiques pour les dirigeants
Tout dirigeant qui envisage une opération avec sa structure doit d’abord consulter son conseil ou un expert. Ne pas improviser : demander l’avis de spécialistes en droit des sociétés, c’est gagner du temps et éviter des ennuis futurs. Les cabinets d’avocats ou les experts-comptables connaissent bien ces procédures et peuvent guider le dirigeant étape par étape.
Créer un registre interne des conventions réglementées est une bonne pratique. Cet enregistrement facilite le suivi des obligations, permet de vérifier que chaque convention a été dûment approuvée, et constitue une preuve en cas de contrôle ultérieur. Les grandes entreprises maintiennent ce registre systématiquement.
Conventions réglementées dans les sociétés commerciales
Procédure spécifique selon la forme juridique
Les règles varient légèrement selon qu’il s’agit d’une SARL, d’une SAS, d’une SA ou d’une EIRL. Dans une SARL, l’assemblée générale approuve les conventions. Dans une SA avec conseil d’administration, c’est le conseil qui donne son avis, puis l’assemblée générale qui vote. Dans une SAS, les statuts peuvent prévoir des règles adaptées.
Ces variantes reflètent les structures de gouvernance propres à chaque forme juridique. Une société avec un seul associé (EIRL ou micro-entreprise) n’a techniquement personne d’autre pour approuver, ce qui peut compliquer les choses, mais l’obligation demeure formellement applicable.
Contrats typiques touchant les dirigeants
Les contrats de travail avec les dirigeants sont souvent réglementés, notamment si le salaire ou les avantages dépassent les normes de marché. Les contrats de fourniture entre la société et une autre entreprise contrôlée par le même dirigeant sont aussi réglementés. Les locations d’immeubles appartenant au dirigeant à la société entrent également dans cette catégorie.
Les prêts consentis par le dirigeant à la société, ou inversement, les emprunts de la société auprès du dirigeant, sont des conventions réglementées classiques. Les garanties personnelles accordées par un dirigeant en faveur de la société doivent aussi être déclarées et approuvées.
Conséquences du non-respect pour la structure
Une société qui conclut une convention non approuvée s’expose à des risques financiers. Le contrat peut être déclaré nul, ce qui crée de l’incertitude juridique. Les actionnaires minoritaires ont également le droit d’exiger des explications et de contester la gestion du dirigeant devant les tribunaux.
Les auditeurs externes d’une grande société vérifieront systématiquement le respect des procédures de conventions réglementées. Un audit manquant de rigueur sur ce point pourrait affecter la certification des comptes et la réputation de l’auditeur.
Conventions réglementées dans les associations
Adapter la procédure au fonctionnement associatif
Les associations, bien qu’à but non lucratif, doivent aussi respecter une procédure pour les conventions réglementées. Le président, les trésoriers, ou les autres administrateurs qui concluraient un contrat avec l’association au profit personnel doivent en obtenir l’autorisation préalable.
La procédure dans une association est généralement plus simple que dans une société commerciale. Le conseil d’administration examine et approuve les conventions. L’assemblée générale peut aussi être saisie de la question. Les statuts de l’association peuvent prévoir des modalités spécifiques, notamment un seuil minimum de montant au-delà duquel la procédure s’applique.
Opérations courantes dans les associations concernées
Un président qui loue une salle de son immeuble à l’association doit obtenir une approbation. Un trésorier qui vend du matériel à l’association doit déclarer et faire approuver cette vente. Un administrateur qui propose un service de conseil à l’association pour des frais doit aussi passer par la procédure.
Ces opérations, même si elles semblent anodines, peuvent soulever des questions sur l’utilisation appropriée des ressources de l’association. Les membres ont le droit de vérifier que les fonds sont utilisés conformément aux objectifs de l’association, pas pour enrichir les responsables.
Guide pratique pour se conformer à la procédure
Créer un système de suivi interne
Le premier pas est de créer un processus clair et systématique. Dès que le dirigeant envisage une opération potentiellement réglementée, il doit alerter le secrétaire, le conseil ou l’assemblée. Tenir un registre des conventions déclarées et approuvées est une bonne pratique. Cela évite les oublis et permet de justifier ultérieurement le respect de la procédure.
Télécharger des modèles de procès-verbaux et de lettres de notification facilite cette gestion. De nombreux sites juridiques proposent des documents gratuitement. Ces modèles guident les étapes et s’assurent que rien n’est oublié.
Documenter chaque étape de la procédure
Conserver une trace écrite de chaque étape protège le dirigeant. Le procès-verbal du conseil ou de l’assemblée doit clairement mentionner la convention, le vote, le résultat. Le contrat lui-même doit porter la date de l’approbation. Ces documents forment le dossier de la convention réglementée.
En cas de litige ultérieur, ce dossier complet sera déterminant. Un juge verra qu’une procédure régulière a été suivie, ce qui protégera le dirigeant contre les accusations de malveillance ou de fraude.
Faire appel à un professionnel du conseil
Un expert-comptable ou un avocat spécialisé peut aider à identifier les conventions réglementées et à conduire la procédure d’approbation. Investir dans ce conseil au départ coûte moins cher que de gérer les litiges après coup. Pour une entreprise importante, une audit annuel des conventions réglementées est une pratique courante.
Les professionnels du conseil orientent également sur les décisions stratégiques : par exemple, si une convention est susceptible d’être controversée, il peut être judicieux de renforcer la documentation ou de solliciter l’avis d’un expert externe indépendant pour montrer que les conditions sont justes.
Distinctions importantes : conventions réglementées et autres notions voisines
Différence avec les contrats void ou sans effet
Un contrat void est un contrat qui n’a jamais eu d’effet légal depuis le départ. Une convention réglementée non approuvée n’est pas nécessairement void au sens strict : elle peut être approuvée ultérieurement par le tribunal ou l’assemblée générale. Un contrat void, lui, est irrévocablement nul.
Cette distinction importe en pratique. Une convention réglementée non déclarée peut être régularisée après coup, tandis qu’un contrat entaché d’un vice irrémissible (comme l’impossibilité absolue de son objet) ne peut pas l’être.
Rapports avec le droit de la concurrence et de la consommation
Les conventions réglementées ne concernent pas directement le droit de la concurrence ou celui de la protection des consommateurs, bien que des chevauchements existent. Par exemple, si un dirigeant vend un produit à la société à un prix anormalement élevé, cela peut être une convention réglementée, mais aussi une violation de la loyauté contractuelle ou du droit de la concurrence.
Un expert en droit des sociétés saura identifier ces chevauchements et conseiller sur les précautions à prendre pour satisfaire à tous les cadres légaux applicables.
Sanctions et recours en cas de non-respect
Annulation de la convention par le tribunal
Le premier risque pour un dirigeant est l’annulation du contrat. Un juge peut déclarer la convention nulle si elle n’a pas été approuvée régulièrement. Le dirigeant perd alors le bénéfice du contrat et doit rembourser les sommes reçues. La société récupère ce qu’elle a versé.
Cette annulation est radicale : elle détruit rétroactivement tous les effets du contrat. Si la convention était une location de longue durée, l’annulation peut créer des complications majeures.
Actions en responsabilité civile contre le dirigeant
Au-delà de l’annulation, les actionnaires, les créanciers ou la société elle-même peuvent poursuivre le dirigeant en dommages-intérêts. Un dirigeant jugé responsable d’avoir caché une convention réglementée peut être condamné à indemniser les victimes du préjudice subi.
Le montant des indemnités peut être considérable s’il est démontré que le dirigeant a agi de mauvaise foi ou à dessein de frauder les autres actionnaires. Un tribunal peut également ordonner au dirigeant de restituer les profits illégaux qu’il a tirés de la convention.
Poursuites pénales possibles
En cas de fraude caractérisée, le dirigeant peut faire face à des poursuites pénales pour abus de bien social, faux, escroquerie ou autres crimes. Ces poursuites sont plus rares, mais elles surviennent quand la fraude est manifeste et provoque un préjudice grave à la société.
Une condamnation pénale entraîne non seulement une peine d’emprisonnement ou une amende, mais aussi des conséquences professionnelles majeures : interdiction de gérer, de diriger une entreprise, ou exercer certaines professions. Ces restrictions peuvent être temporaires ou définitives.
Tendances actuelles et évolutions du cadre légal
Rôle croissant de la gouvernance d’entreprise
Le respect des conventions réglementées s’inscrit dans un mouvement global vers une meilleure gouvernance d’entreprise. Les investisseurs institutionnels, les agences de notation et les régulateurs exigent une transparence accrue sur les contrats entre la société et ses dirigeants. Le droit français s’aligne sur les standards internationaux.
Les grandes sociétés cotées publient maintenant des rapports détaillés sur les conventions réglementées approuvées chaque année. Cette transparence rassure les investisseurs et réduit les risques de scandale de gestion.
Digitalisation de la gestion des conventions
De plus en plus de structures utilisent des logiciels pour suivre les conventions réglementées. Ces outils automatisent les alertes, gèrent les flux d’approbation et centralisent la documentation. La digitalisation améliore l’efficacité et réduit les erreurs administratives.
Pour les petites entreprises, des solutions en ligne à coût raisonnable rendent maintenant possible une gestion rigoureuse sans investissement massif en ressources internes.