L’embauche d’un salarié en France ne se limite pas à la signature d’un contrat. Elle implique un certain nombre de documents administratifs obligatoires à fournir, aussi bien par l’employeur que par le salarié. En tant que professionnel RH ou dirigeant, une bonne gestion de cette étape renforce votre conformité juridique et votre image employeur.
Dans ce guide, découvrez la liste complète des documents à fournir à l’embauche, leur utilité et leur moment de remise, avec des liens utiles comme notre modèle de promesse d’embauche.
1. Documents à fournir par le salarié
Lorsqu’un salarié est recruté, il doit généralement fournir les documents suivants :
✅ Pièce d’identité
Pour vérifier l’identité du salarié et son droit à travailler en France.
✅ RIB (Relevé d’identité bancaire)
Nécessaire pour le versement du salaire.
✅ Carte Vitale ou attestation de Sécurité sociale
Permet à l’entreprise de rattacher le salarié au bon régime.
✅ Diplômes ou attestations
Particulièrement important si le poste nécessite des qualifications spécifiques.
✅ Permis de travail (pour les ressortissants étrangers)
Pour respecter la législation sur l’emploi de non-ressortissants européens.
2. Documents à fournir par l’employeur
L’employeur, de son côté, doit remettre au salarié plusieurs documents essentiels :
📠Contrat de travail
Indispensable en cas de CDD, CDI, alternance… Il doit mentionner :
- L’intitulé du poste
- La date d’embauche
- La durée de la période d’essai
- La rémunération
- Les horaires et conditions de travail
👉 Si une promesse d’embauche a été faite en amont, elle peut précéder la signature du contrat. Consultez notre exemple de promesse d’embauche pour bien la rédiger.
ðŸ—ƒï¸ Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Elle doit être transmise à l’URSSAF dans les 8 jours avant l’arrivée du salarié. Elle atteste de la régularité de l’embauche.
📑 Affiliation à la mutuelle d’entreprise
Le salarié doit recevoir une notice d’information sur la mutuelle collective obligatoire, avec possibilité de dispense si cas prévu.
📘 Règlement intérieur (si applicable)
Pour les entreprises de 50 salariés et plus, le règlement intérieur doit être communiqué au salarié.
📄 Notice d’information sur la prévoyance et la retraite complémentaire
Selon les conventions collectives.
3. Documents complémentaires recommandés
Certaines pièces ne sont pas légalement obligatoires mais fortement recommandées pour sécuriser la relation de travail :
- Fiche de poste : pour formaliser les missions attendues
- Livret d’accueil : pour faciliter l’onboarding
- Charte informatique / télétravail : si applicable
- Engagement de confidentialité : en fonction du secteur
✅ Récapitulatif : check-list des documents
| Fournis par le salarié | Fournis par l’employeur |
|---|---|
| Pièce d’identité | Contrat de travail |
| RIB | DPAE (URSSAF) |
| Attestation Sécu | Notice mutuelle |
| Diplômes (si requis) | Règlement intérieur |
| Permis de travail (si étranger) | Fiche de poste, charte, etc. |
Bonnes pratiques RH
- Conservez une copie de tous les documents signés dans le dossier du salarié.
- Numérisez les documents et utilisez une GED (gestion électronique des documents) sécurisée.
- Formalisez l’accueil du salarié dès le premier jour avec un livret d’intégration.
La remise des documents à l’embauche ne doit pas être prise à la légère. En respectant scrupuleusement les obligations administratives, vous évitez tout risque juridique et renforcez la confiance avec votre nouveau collaborateur.